Interview de Margaux Deplanche, Cheffe de projet FAVA-Multi

Pour cette 18e Newsletter, nous avons interrogé Margaux Deplanche sur l’organisation de la journée annuelle FAVA-Multi et les défis que l’équipe a rencontré pour modifier le format de la journée.

Margaux Deplanche est cheffe de projet de la filière FAVA-Multi, filière de santé maladies rares dédiées aux maladies vasculaires rares avec atteinte multisystémique. Nous l’avons rencontré pour lui poser des questions sur l’organisation de la journée annuelle de la filière, à l’origine en présentielle et qui s’est finalement déroulée en ligne.

 

Comment est-ce que vous avez géré la transition d’un évènement en présentiel à un évènement digital ?

Margaux Deplanche : La filière a l’habitude d’organiser sa journée annuelle tous les ans au mois de juin. Nous commençons à nous en occuper (location de salle, traiteur) aux alentours de janvier pour anticiper de potentiels changements. Cette année, nous étions loin d’imaginer en janvier ce qui se passerait en juin !
Pendant le confinement, le comité de pilotage de la filière a décidé qu’un format présentiel ne pourrait être maintenu ; à l’époque, nous ne savions pas si le déconfinement se ferait par région et si tous les membres pourraient assister à la journée.

Pour la forme, nous avons longtemps hésité à prendre un programme plus performant, un outil créé spécialement pour des webinaires ou webconférences. La filière utilise l’outil Webex® de façon régulière, et nous avons alors pensé que cet outil serait finalement pertinent pour la journée annuelle.
Pour le fond, nous avons dû quelque peu revoir le programme. La journée telle que pensée de façon présentielle était prévue de 9h à 17h, ce qui paraît trop pesant en ligne. Nous avons alors décidé la journée, en faisant une première session de 9h à 13h30 avec (seulement !) quinze minutes de pause en milieu de matinée. Le programme était déjà bien avancé ; nous avons mis l’accent sur des présentations courtes (cinq minutes d’intervention et cinq minutes de questions) et très diverses afin de maintenir un rythme dynamique tout au long de la session.

 

Quelles ont été les différences par rapport à l’évènement en physique ?

Margaux Deplanche : Évidemment, quand une journée – et peut-être encore plus quand elle est annuelle – initialement présentielle passe en distanciel, le contact social manque. Lors des années précédentes, ces journées permettaient à tous les membres d’un même réseau de se retrouver, d’échanger entre pairs mais aussi avec des gens dont la spécialité peut être assez lointaine de la nôtre.

Le numérique ne supprime pas le contact, cela reste tout à fait possible grâce à des outils comme le chat ou encore les sessions questions-réponses prévues dans le programme. D’ailleurs, on remarque tout de même que les gens sont beaucoup plus assidus en distanciel !

 

Quels ont été les défis à relever ?

Margaux Deplanche : Le premier défi fait écho au paragraphe précédent : comment permettre, à distance, à cinquante personnes d’échanger et de discuter ? Nous avons construit le programme de sorte à ce que chacun puisse prendre la parole, que ce soit à la suite de l’assemblée générale de la filière ou des projets de recherche des centres de référence et de compétences. L’outil chat est aussi très pratique si l’on veut faire des commentaires.

Un deuxième défi – et non des moindres ! – est de réussir à capter l’audience. Comme je l’ai dit, rester devant un bureau de 9h à 13h30 à écouter n’est pas toujours commode. Surtout quand l’on connait l’emploi du temps des membres de la filière. Il nous a donc fallu instaurer un dynamisme et une énergie importante pour permettre au plus grand nombre de membres possible d’avoir envie de participer, de poser des questions etc. Un dernier défi serait celui de l’utilisation de la plateforme choisie pour la journée. Ce sont des questions logistiques, mais qui restent très importantes dans une journée réglée comme du papier à musique comme peut l’être celle-ci ! Entre problèmes de micro, partage d’écran et autres, il était important que chacun puisse se connecter sans souci technique le jour J. L’équipe projet a alors effectué des tests en amont avec plus de la moitié des participants pour anticiper ce type de perturbation.

 

Et quels ont été les retours des participant·e·s et des intervenant·e·s ?

Margaux Deplanche :Je crois pouvoir dire que tout s’est bien passé ! A la fin de la journée, nous avons effectivement fait circuler un questionnaire afin de recueillir les avis de chacun.
Les participants ont majoritairement salué le fait que la journée ait été maintenue malgré le contexte sanitaire si particulier. Beaucoup ont trouvé que les présentations étaient diversifiées et intéressantes. Nous n’avons pas échappé à quelques problèmes de son parfois, ce qui a été souligné. Malgré nos efforts, quelques participants ont estimé que la journée avait manqué d’échanges et que cela était regrettable.En ce qui concerne les intervenants, ils ont apprécié que des tests aient été faits en amont afin de faciliter leur passage. Ils ont également souligné la qualité d’organisation de la journée, ce qui n’était pas gagné ! Le COVID-19 nous aura permis d’innover cette année, tout en espérant que nous pourrons tous nous retrouver en 2021 !